Bestyrelsesreferater 2019

Referat af bestyrelsesmøde Skåde Rideklub 29. april 2019

Dato: Mandag den 29. april 2019 kl. 19.30.
Sted: Christian Markussen, Højbjerg

Deltagere: Mette Thomsen, Anne Pind, Linda Raufort, Christian Markussen samt Tina Østergaard. Sif Pedersen og Fie Hofman var fraværende. Tillige var Georg tilstede.

Agenda:

1. Information fra daglig leder:

a. Status daglig stalddrift:

Georg orienterede om personale og driften, herunder planen for trækning af heste til og fra græsfolde.

Georg forsøger at få puslespillet til at gå op og checker op på det i forhold til sommerferieplanen med bemandingen og giver snarest besked til formanden med oversigt over bemandingen i sommerferien.

Vi talte om nedvaskning af staldene igen her til sommer. Georg indhenter pris fra leverandøren. Og indhenter også pris på at få spulet den lille ridehal for spindelvæv m.v.

b. Boks-status:

Vi har p.t. et par enkelt tomme bokse. Henvendelse om leje af boks sker til vores staldmester, Georg.

c. Status folde

Alle græsfolde er lejet ud, hvilket er dejligt. Henvendelse om leje af fold skal ske til vores staldmester Georg, som vil forsøge at hjælpe. Tina hænger opdateret foldoversigt op.

Ønsker man at dele din fold, så henvend dig også til Georg.

Vi arbejder på opdatering af foldkontrakter. Anne medbringer udkast til næste bestyrelsesmøde.

2. Opfølgning af ”to do ting” fra sidste bestyrelsesmøde:

To do:

Ansvar:

Status:

Forventes færdigt:

Adskillelsen mellem samtlige jordfolde laves løbende.

Georg

Georg er OBS herpå, og han får det løbende udbedret, når han har arbejdskraft nok hertil.

Det er en løbende udbedring, hvorfor punktet bliver stående.

Rotunde

Georg

Fjernelse af rotunde, træer, rødder m.v og etablering af fold.

29.04.2019: Vi kan oplyse, at rotunden nu er fjernet, og AROS har betalt for rydning af området. Vi afventer at lave hegn.

 

3. Økonomi / Budget opfølgning:

Christian gennemgik kort økonomien og oplyste, at vi er en smule efter budgettet. Christian eftersender budgettet til bestyrelsen.

Vi arbejder på indkøb af nye elevheste. Er der nogle, der kender nogen med mulige emner til nye elevheste, så kontakt endelig Christian Markussen.

4. Udendørsbaner:

Der er kommet nyt opfyld på 4 baner – dvs. i de 2 haller og de 2 nye udendørsbaner. Vi forventer, at det holder mindst 2 år – muligvis 3 år. Det er nødvendigt at gøre løbende hvert andet/tredje år, således vi løbende vedligeholder, også set i forhold til udgiften.

Georg sørgede for at banerne var ryddet samt spejlene var dækket til, inden leverandøren med opfyld kom.

Bestyrelsen gør opmærksom på, at der ikke må longeres på den nederst springbane. Der må longeres på de 2 nye udendørsbaner – dvs. den nye elevbane samt den øverst nye bane.

5. Personale:

Se ovenfor under pkt. 1.a.

6. GDPR lovgivning – fastlæggelse heraf for Skåde Rideklub

Linda har arbejdet med materiale udsendt af DRF og orienterede om, hvor ”udfordringerne” ligger. Hun arbejder videre med det, således vi snarest kan få klarlagt, hvorledes med opbevaring af personfølsomme informationer, nøgler m.v. Det blev aftalt, at Mette, Linda og Tina mødes for gennemgang/oprydning på kontor, så alt bliver ajour her.

7. Rideskolen:

Vores dejlige Mini Max har tjent som elevhest på rideskolen i mange år. Nu er det tid til, at han går på pension og nyder livet. Han er derfor solgt til en sød pige, som skal bruge ham som hyggehest. Hun har haft part på ham. Det er vi rigtig glade for og er sikker på, at han får det rigtig godt. Han flytter fra Skåde. Og der ligger allerede et skønt billede af ham på Instagram, hvor han har fået fin ny, rød grime og fint dækken på 😊 Så følg Skåde Rideklub på Instagram og se hvad der sker af fine ting hos os.

Emma Stockmaar og og Mette Thomsen har været til work shop med DRF for elevskolen, og der kommer nye tiltag, nye ideer m.v.

8. Privat undervisning:

Intet nyt.

9. Certificering:
Mette oplyste, at vi skal re-certificeres igen i år i Sikkerhed og Organisation. Mette afventer at høre fra DRF i forhold til dette.

10. Indkomne forslag:

Intet indkommet.

11. Sikkerhed:

Nyt intet.

13. Nyt fra distriktet / DRF.

Intet nyt.

13. Udvalg:

Vores suppleant Fie Hofmann har i funktions- og ansvarsbeskrivelsen stået som kontaktperson for pony- og juniorudvalget. Dog er hun nu også kommet i cafeterieudvalget, hvorfor det efter det konstituerende møde er blevet besluttet, at Line Holm Thomsen overtager denne post. Funktions- og ansvarsbeskrivelsen tilrettes af Tina.

På den afholdte generalforsamling i marts md. 2019 blev Dorthe Lyhne ved en fejl skrevet ind som medlem af PR-udvalget. Dette er ikke tilfældet – det er i stedet for Agnethe Stubgaard, der blev valgt ind. Vi beklager fejlen, som hermed er rettet.

Mette oplyste, at vi har et hold fra Skåde Rideklub, der stiller op i DM for hold i ponyspring. Det bliver spændende af følge dem. 

14. Markedsføring / PR:

Fra bestyrelsen skal også lyde en STOR tak til PR udvalget for Instagram, Der bliver virkeligt lagt gode historier, videoer, billeder m.v. op, der beskriver og viser vores dejlige sted – skønt. Bliv endelig ved med det.

15. Aktiviteter, kurser / udvalg m.m.

Arbejdsdag forventes at blive lørdag den. 25. maj 2019 fra kl. 10.00, så skriv allerede nu datoen i kalenderen. Arbejdsopgaverne vil primært være at gøre klar til vort distriktsstævne først i juni mdr. 2019. Anne hænger opslag op hurtigst muligt.

Mette Thomsen oplyste, at både den store og den lille ridelejr er fuldt booket – begge afholdes før sommerferien 2019.

16. Sponsor / ekstra indtægter – sponsorpriser:

Linda oplyste, at Fie tillige er kommet med i udvalgt. Linda har mange ideer, bl.a. at det skal slås op på de sociale medier m.v. Linda og Fie skal mødes for brainstorm til nye tiltag m.v.

17. Eventuelt:

Bestyrelsen gør opmærksom på, at:

Kattene KUN må fodres af Gitte Straadt eller efter aftale med Gitte Straadt. Der er ikke andre i stalden, der må hælde foder op, tage andet kattemad m.v. med. Og vores kattemad må ikke spises af hunde, der er på besøg i stalden.

Dato for næste bestyrelsesmøde er fastsat til onsdag den 19. juni 2019 kl. 19.30 hos Christian Markussen. Anne Pind medbringer brød.

Referent:
Tina Østergaard, Sekretær, Skåde Rideklub

Referat af bestyrelsesmøde Skåde Rideklub 30. januar 2019

Dato: Onsdag den 30. januar 2019 kl. 19.30.
Sted: Christian Markussen, Højbjerg

Deltagere: Mette Thomsen, Anne Pind, Linda Raufort, Christian Markussen, Sif Pedersen, Fie Hofman samt Tina Østergaard. Tillige var Georg tilstede.

Agenda:

1. Information fra daglig leder:

a. Status daglig stalddrift:

    Herunder Administration af skabene i langstald og i elevsadelrummet ved Fie

Fie oplyser, at hun har overtaget administrationen fra Pernille – og dermed skal vide, hvem der har hvilke skabe. Fie får oplysninger en gang om måneden fra Elisabeth. Georg har et eksemplar af alle nøgler til skabene.

Vi undersøger muligheden for at ændre til hængelås beslag.

Gummigedens skovl er gået i stykker og skal repareres igen. Den har desværre været lidt dyr for os i reparationer.  

Der er sat lys op til trappen til cafeteriet m.v. Georg oplyser, at elektrikeren tillige laver lys udvendigt ved laden samt de indvendige amarturer i den store stald, da nogle af dem er blevet porøse og ikke dur mere. Vi forventer, det er AROS der bærer denne udgift.

Georgs harvning af banerne ses tydeligt og giver en god bund. Dette er blevet bemærket – dejligt. Og Georg vil kører videre med den ordning.

b. Boks-status:

Georg oplyste at vi har tomme bokse p.t. Christian oplyste, at det vil belaste økonomien, såfremt vi ikke får fyldt op.

c. Status folde

Der er pt.3 ledige græsfolde. Linda sørger for at den opdaterede foldkontrakt kommer på hjemmesiden.

2. Opfølgning af ”to do ting” fra sidste bestyrelsesmøde:

To do:

Ansvar:

Status:

Forventes færdigt:

Adskillelsen mellem samtlige jordfolde laves løbende.

Georg

Georg er OBS herpå, og han får det løbende udbedret, når han har arbejdskraft nok hertil.

Det er en løbende udbedring.

Rotunde

Georg

I stedet for istandsættelse af rotunden er det på initiativ fra Kronborg og med hjælp fra Henrik sket nedskæring af træer m.v., Der skal i stedet for laves en fold, hvor rotunde har været. Rotunden er fjernet, og træerne er skåret ned. Herefter skal rødder mv fjernes.

20.06.18: Rotunden er pillet ned.

Det blev bestemt at lave en sygefold, der hvor rotunden har været. Bliver lavet på næste arbejdsdag.

26.09.18: På det netop afholdte medlemsmøde blevet det aftalt, at Kronborg indhenter et par tilbud på, hvad det koster at rydde området for rødder m.v. Vi afventer disse tilbud før yderligere stillingtagen tages.

Der er kommet et tilbud via Kronborg fra Odder Maskinstation vil løse opgaven for 5.000,-. Dette tilbud takker vi ja til, og få etableret en sygefold på området. Christian tager fat i Kronborg for igangsættelse af projektet. Kronborg får også ansvaret for at økonomien overholdes.

30.01.19 - Christian følger op overfor Kronborg og der afventes.

Opfordring til bedre skiltning til rideklubben

 

 

Vi har fået henvendelse om bedre skiltning til rideklubben, når der køres op ad vejen, således at der ikke køres forkert. Vi arbejder på at få det løst – evt. gerne i forbindelse med opsætning af lysmasterne ned langs vejen.

20.06.18: Intet nyt – vi afventer stadig.

26.09.18: Intet nyt da vi ikke ved mere, før lysmasterne kommer op.

21.11.18: afventer fortsat

30.01.19 – AROS har oplyst, at de har fået afslag på ansøgning om beløb til lysmasterne – Dette bliver desværre ikke til noget.

(Punktet slettes til næste bestyrelsesmøde.)

 

3. Økonomi / Budget opfølgning:

Christian oplyste, at vi forventer, at slutter året med et mindre underskud.

4. Udendørsbaner:

Intet nyt.

5. Personale:

Georg oplyste, at grundet opsigelser af bokse, så klarer han sig igennem uden ansættelse af ekstra staldpersonale i staldarbejdet. Vores staldpige, Mie har sagt op, så han forsøger at få det til at hænge sammen med stor hjælp fra Line og Emma.

6. Kommende generalforsamling – hvem er på valg, indkald m.v.

Indkaldelsen blev gennemgået, herunder hvem der er på valg m.v. Datoen blev fastlagt, og det bliver onsdag den 13. marts 2019 kl. 19.00.

Tina sørger for at få ajourført indkaldelse mailet til Elisabeth til udsendelse sammen med relevante bilag.

7. GDPR lovgivning – fastlæggelse heraf for Skåde Rideklub

Mette orienterede herom – herunder det store arbejde med det. Vi kan oplyse, at vi stadig arbejder på udarbejdelse af dette. Det blev bestemt, at Linda sætter sig dybere ind i det.

8. Rideskolen:

Emma og Mette deltager i et elevwork shop med sparring med andre klubber. Det bliver en lørdag i marts.

9. Privat undervisning:

Til orientering kan det oplyses, at berider Svend Carlsen har lægeerklæring på, at han, af helbredsmæssige grunde, ikke kan ride med ridehjelm. Lægeerklæring er forevist til formanden.

10. Certificering:

Intet nyt.

11. Indkomne forslag:

Forslag om at få fjerne postkassen i privat stalden. Tina tager den ned.

12. Sikkerhed:

Bestyrelsen har diskuteret, hvorvidt man skal have trense på, når der trækkes med hest/pony på ridearealer. Som udgangspunkt anbefaler vi, at man bruger trense af hensyn til sikkerheden for både gående rytter samt ridende rytter

13. Nyt fra distriktet / DRF.

Mette skal til møde mandag d. 04.02.19 på Vilhelmsborg om planlægning af fremtidige stævner.

14. Udvalg:

Intet nyt.

15. Markedsføring / PR:

Vi talte om at få lavet rytter historie, film om Skåde m.v. lagt ud på både sociale medier, FB, Instagram samt vores hjemmeside. Sif har teten mht. til FB og Instagram. Tina forsøger at arbejde på udarbejdelse af lille video til profilering af Skåde.

16. Aktiviteter, kurser/udvalg m.m.

I pinsen d. 8+9. juni holder vi distriktstævne i dressur for hest. Vi får brug for mange hjælpere.

Der er springcup – 1. runde her på søndag d. 03.02.19 – Mette har opdateret listen på hjemmesiden.

17. Sponsor/ekstra indtægter – sponsorpriser:

Intet nyt.

18. Eventuelt:

Omkring modtagelse af mail fra virksomheder, enkel personer m.v. – som hele bestyrelsen ofte modtager - blev det bestemt, at man sender til formand, cc. de andre i bestyrelsen, idet formanden bestemmer, hvad der skal ske med den indkomne mail.

Dato for næste, konstituerende bestyrelsesmøde bliver fastsat efter afholdelse af den kommende generalforsamling den 13. marts 2019.

 

Referent:

Tina Østergaard
Sekretær, Skåde Rideklub